alarm_on

Télétravail et formation à distance

Cours particulier par téléphone/Skype

Sommaire

    Femme au téléphone

    Logiciel okdac de gestion de formations et coaching à distance

    Le logiciel en ligne okdac :

    • augmente la consommation de vos services par vos clients : ils les réservent plus facilement, en ligne
    • évite les appels de clients, les relances, pour fixer les dates de cours et les rendez-vous
    • facilite votre gestion : vos clients ne peuvent pas réserver plus que le règlement encaissé (paramétrable)
    • conçu spécifiquement pour les actions en « one-to-one » et « blended-learning » : pas pour les groupes
    • réservation de séances & gestion des dossiers de formation & suivi de l’avancement & émargements digitaux & facturation de séances & suivi des règlements (suivant paramétrage)
    • développé progressivement depuis 2002 pour des coaches et des formateurs, pour des coaches et organismes de formation : ciblé
    • mis à la disposition des organismes de formation et des coaches, en quelques clics, dans le cadre d’un contrat SAAS et accord de non divulgation et non concurrence : rapide
    • une fois que vous avez modifié votre mot de passe, vous seul accédez à vos données, pas nous : RGPD
    • hébergé en France par l’un des principaux hébergeurs en Europe, OVH : sécurisé
    • 2,50 €HT par heure gérée : dérisoire au regard du coaching supplémentaire généré.

    Calendrier en ligne

    Accès client

    Le client ou apprenant définit le calendrier de sa formation :

    • dès le début de ma formation il peut planifier tout ou partie de ses séances : adapté
    • il peut aussi les réserver d’une fois sur l’autre : flexible
    • l’apprenant actualise lui-même ses coordonnées, archive lui-même ses émargements, est relancé si il ne le fait pas.

    L’utilisateur peut annuler en ligne un créneau réservé, cette séance peut lui être recréditée ou être décomptée, suivant la paramétrisation des préavis d’annulation d’une séance.

    Cas d’une formation

    Si c’est souhaité (paramétrable) mensuellement l’apprenant émarge et archive en ligne son émargement :

    Emargement sans papier, sans impression, sans scan : digital.

    Accès Responsable Formation

    Il suit l’avancement des formations, de façon synthétique ou détaillée : programmes, bulletins de commande, consommations, annulations, émargements, certifications, dossier de formation, factures, règlements.

    Accès coach ou formateur

    Agenda du coach

    Chaque coach déclare en ligne ses disponibilités, dans son heure locale :

    • chaque coach est associé à un ou plusieurs apprenants
    • chaque apprenant est associé un ou plusieurs coach.

    Le coach visualise le planning que ses apprenants remplissent progressivement eux-mêmes. Outre sa possibilité de visualiser en ligne de ses prochaines séances, chaque coach reçoit un mail (bi-quotidien : à midi et à minuit) qui liste ses prochains rendez-vous. Les apprenants ne peuvent pas réserver sur son agenda à moins de X heures (paramétrable) de sorte à laisser au coach le temps de préparer son intervention. 

    Le coach visualise les données d’avancement de l’ensemble de ses apprenants, de façon synthétique et détaillée :

    Interface de suivi des formations par les formateurs

    Le coach note en ligne, de séance en séance, le contenu de ce qu’il a enseigné à son apprenant. Il suit son activité pour un stagiaire donné, ainsi que l’activité d’autres coaches éventuels avec ce même stagiaire :

    Interface de suivi pédagogique par le coachGestion de la convention de formation et des formations

    • à un apprenant est associé un crédit d’heures de coaching, X heures commandées et ou payées, il ne peut pas consommer plus : paramétrable
    • tarification horaire, par support, par certification des services du coach : paramétrable
    • gestion des préavis d’annulation par l’apprenant d’une séance, comptabilise ou re-crédite :  paramétrable
    • okdac gère les automatismes et documents qui découlent des séances réservées :

      • évite bien des coûts de gestions administratives

      • évite la recherche d’informations et documents pour produire une facture et leurs annexes
        options conformes aux spécificités du droit de la formation en France : spécificité des séances annulées

      • est beaucoup plus complet que la majorité des offres du marché

      • est à la disposition de tout organisme de formation, de tout coach.

    Automatismes et documents et facturation

    • production des émargements, expédition, relances, archivage en ligne : paramétrable
    • multiples fonctions propres à la formation, à la tarification horaire, à la facturation, aux documents légaux, attestations de formation, questionnaire de satisfaction associés à chaque formation, Gestion Electronique des Documents : paramétrable
    • okdac aide à la production de factures, au suivi des règlements par avance, par étapes, ou à postériori : paramétrable
    • gestion de revendeurs, d’apporteurs d’affaires. : ils ont leurs vues adaptées, respect du RGPD.

    Configuration

    • interface : en anglais et en français, personnalisable à vos couleurs
    • administration et confidentialité : vous seul avez accès aux informations sur vos clients, pas nous, une fois que vous avez modifié votre mot de passe
    • serveur java sur le cloud OVH sécurisé : la capacité informatique peut être augmentée sur un simple clic.

    Les limitations du service ALFIA

    Le service proposé par ALFIA :

    • ne gère pas les groupes
    • n’est pas encore idéalement accessible depuis un smartphone mais tout de même possible et utilisé régulièrement par nos clients depuis un smartphone. Interface responsive : développements à venir.

    Pourquoi une solution ALFIA

    ALFIA :

    • a l’expérience de l’activité d’un organisme de formations linguistiques dispensées exclusivement par téléphone ou via Skype
    • ses activités se divisent entre :
      • okdac : un service à l’attention des formateurs et coach en France et ailleurs
      • formations linguistiques dispensées à distance depuis la Grande-Bretagne
    • tous les salariés d’ALFIA en Angleterre comme en en France exercent depuis 2002 en télétravail. Au point qu’ALFIA n’a jamais eu de local, ni en Angleterre, ni en France
    • ses propres moyens télécom sont hébergés chez les opérateurs les plus reconnus
    • ses services sont plébiscités.

    Tarification

    Le service est mis à disposition des organismes de formation et des coaches, sous un contrat en mode SAAS.

    La documentation du service est conçue pour en permettre la prise en main sans formation autre.

    La tarification se compose de :

    • crédit d’heures de coaching ou de formation gérées : 2,5 €HT par heure gérée
    • conseils optionnels, en partage d’écran ou en asynchrone : 45 €HT par heure de conseil sollicitée par le client.

     

    Télétravail : conseils rapides

    ALFIA vous conseillera volontiers concernant les solutions de télétravail, leur application à la formation :

    • gracieusement : esquisse des solutions adaptées à votre contexte
    • à distance
    • même si vous êtes vous-même organisme de formation linguistique car il y assez de travail pour tous les organismes de formations
    • nous sommes joignables presque sans interruption au 01 84 18 01 70.

    La crédibilité d’ALFIA sur le registre du télétravail et de la formation à distance : cliquer ici.

    Logiciels de télétravail gratuits ou presque

    Quel outil de télétravail choisir ? Passez-nous un coup de fil, nous vous conseillerons suivant votre contacte : 01 84 18 01 70, demander Olivier.

    D’excellents services gratuits en ligne permettent différentes fonctions utiles aux rendez-vous à distance.

    Ces services de télétravail possèdent généralement des fonctions plus évoluées que celles décrites ici, mais elles sont facturées.

    Nous sollicitons vos suggestions d’autres outils, accepteriez-vous de nous conseiller en retour ?

    Comment éviter beaucoup d’anomalies de fonctionnement

    Pour un meilleur fonctionnement des applications en ligne :

    • éviter les navigateurs Microsoft (Internet Explorer et Edge ancienne version) lesquels sont souvent incompatibles avec les applications non Microsoft ci-dessous : Microsoft ne respecte pas les normes internationales des navigateurs
    • utiliser en priorité Chrome, ou Firefox : eux respectent les normes internationales des navigateurs, que respectent à leur tour les applications ci-dessous.

    Agendas en ligne

    Réservation en ligne de rendez-vous : Calendly

    Calendly dispose d’une version gratuite et de versions plus complètes payantes. Est très commode déjà dans sa version gratuite, laquelle permet en quelques clics de :

    • communiquer à mes correspondants un accès en ligne qui affiche mes disponibilités
    • permettre à mes correspondants de réserver en ligne un créneau parmi mes disponibilités
    • mon agenda en ligne se remplit progressivement des rendez-vous fixés par mes correspondants.

    Ne dispose pas de toutes les fonctions de gestion de services de coaching ou de formation permises par okdac.

     
    Réservation en ligne de rendez-vous : Timify

    Timify permet de partager son agenda avec ses clients :

    • permet de déclarer en ligne ses disponibilités
    • les tiers ne voient pas réellement l’agenda du formateur, ils ne voient que les disponibilités qui restent sur l’agenda du formateur
    • permet aux interlocuteurs d’y réserver des créneaux.

    Le logiciel en ligne okdac produit et commercialisé par ALFIA :

    • offre ces mêmes fonctions de base : Agenda
    • intègre aussi de nombreuses autres services dédiés aux organismes de formation et coaches
    • est notamment en conformité avec règlementation française de la formation.

    Visioconférences

    Réunion en visio jusqu’à 4 personnes : Whereby

    Whereby est un service :

    • très simple
    • gratuit
    • permet des visioconférences ou réunions audio qui rassemblent entre 2 et 4 personnes.

    L’organisateur se crée un compte Whereby gratuit :

    Sécurité Whereby

    Il est indispensable que l’organisateur, ALFIA dans le cas du test ci-dessus, impose une fois pour toutes à ses visiteurs de lui demander individuellement de pouvoir l’entendre ou le voir. Ils devront répéter leur demande avant chaque rendez-vous Whereby.

    Faute de cette précaution, toute personne qui détient le lien fourni par l’organisateur, l’entend et le voit dès que le poste informatique de l’organisateur est allumé, sans que l’organisateur en soit conscient.

    Cette sécurité est acquise une fois que l’organisateur demande que les communications avec lui soient filtrées. Pour cela l’organisateur, après avoir créé son compte Whereby, clique une fois pour toutes sur le cadenas :

    • le cadenas est alors définitivement fermé comme ici (sauf changement de cette configuration décidée par l’organisateur)
    • tout interlocuteur de l’organisateur qui souhaite communiquer avec l’organisateur devra en obtenir l’autorisation de l’organisateur, il devra obtenir cette autorisation avant chacune de leurs communications.

    filtrer les accès whereby

     

     

    Configuration de Whereby

    Si la fenêtre Whereby du formateur/coach n’est pas ouverte dans son navigateur quand son client tente de « frapper à sa porte », le client ne peut pas « frapper à la porte » du formateur/coach. Pour garantir au formateur/coach que sa fenêtre Whereby est ouverte, sans qu’on ne puisse ni le voir ni l’entendre du fait de cadenas fermé, prévoir l’ouverture automatique d’un onglet sur le compte Whereby du formateur/coach quand il lance son navigateur. ALFIA vous conseillera.

    Si le formateur/coach et son client n’utilisent pas un casque Internet pendant les appels, un écho même faible se produira (le son de l’un lui sera ré-expédié par le micro de l’autre) et la qualité audio en sera dégradée. Il est conseillé aux deux parties d’utiliser un casque Internet : il évite que mon micro ne capte et ne réexpédie l’audio que je reçois.

    Si le formateur/coach garde son casque Internet connecté entre deux appels Whereby, mais ne l’a pas sur la tête, il n’entendra pas son client « frapper à sa porte ». Autant déconnecter le casque Internet entre deux appels Whereby.

     

    Visio4you : visio et audio sécurisés, une solution française

    Visio4You est la première solution française de visioconférence entièrement cryptée pour les visioconférences, audioconférences, chats, webinaires…

    L’organisateur transmet aux participants un lien unique, il leur suffit de cliquer dessus pour se retrouver.

    Gratuit :

    • VisioconférenceVidéo HD
    • Voix HD
    • Affichage de l’intervenant actif
    • Plein écran et affichage galerie
    • Partage d’écran simultané
    • Conversations privées et en groupe
    • Commandes de l’animateur
    • Lever la main
    • Chiffrement (SSL)
    Réunion en visio jusqu’à 100 personnes (gratuit) : Zoom

    Zoom est assez comparable à Whereby, à la différence près que la configuration de Zoom est plus complexe que la configuration de Whereby : elle permet de convoquer les interlocuteurs.

    Vous qui nous lisez et qui utilisez régulièrement Zoom, accepteriez-vous de nous transmettre un guide que nous évaluerons et mettrons en ligne ici ?

    Zoom payant : jusqu’à 500 participants par vidéo ou 10 000 participants non intervenants.

    Tester gratuitement Zoom

     
    La visioconférence grâce à un logiciel libre : Jitsi Meet

    Jitsi Meet : conférence audio HD ou vidéo suivant ce que vous préférez, anonyme et encrypté, partage d’écran, développé entièrement sur le régime de l’open source non commercial. Ne fonctionne que si l’ensemble des participants utilisent Chrome. Nécessite l’App Jitsi Meet pour une utilisation depuis un smartphone. Lancer immédiatement une communication vidéo ou audio entre PC ou Mac :

    • cliquer ici depuis Chrome pour entrer dans l’application
    • donner un nom à cette réunion dans la fenêtre : « Start a new meeting »
    • une fenêtre Chrome supplémentaire s’ouvre, copiez son url (c’est à dire son adresse) présente dans votre barre de navigation, expédiez cette url par mail à votre interlocuteur
    • votre interlocuteur n’a qu’à cliquer sur cette url, toujours depuis Chrome
    • votre échange visio ou audio est lancé.
    Réunion en visio : Talky

    Talky est simple d’utilisation, gratuit, permet les communication visio à plusieurs, le partage d’écran, la sécurisation d’accès.

     

    Réunion en visio et partage de documents : Skype

    Skype est l’outil le plus connu, mais il nécessite que l’apprenant/client dispose d’un compte Skype. Depuis que Skype est une filiale de Microsoft, se créer un compte Skype impose de commencer par se créer une adresse Email Microsoft (Outlook ou Hotmail), via un compte Microsoft, c’est pourquoi nous l’évitons chaque fois que notre client ne dispose pas déjà d’un compte Skype.

    Il existe deux versions de Skype. Pour des raisons de sécurité informatique elles sont incompatibles donc vous ne pouvez pas communiquer avec quelqu’un qui utilise l’autre version de Skype :

    • Skype grand public : gratuit
    • Skype pour les entreprises : payant.

    Si votre interlocuteur utilise Skype pour les entreprises :

    • il doit vous transmettre un lien qui vous autorisera à accéder à lui, alors-même que vous n’êtes pas rattaché à son entreprise et alors-même que vous ne disposez pas de licence Skype entreprise
    • il vous suffira de cliquer sur ce lien, valable uniquement dans un intervalle de temps donné, pour communiquer avec votre correspondant via son Skype entreprise : vous n’avez rien à télécharger sur votre propre poste.

    Skype est disponible sur PC, sur Mac mais aussi sur les smartphones.

     

    Réunion en visio et partage de documents : Hangouts

    Hangouts est la solution gratuite de Google :

    • est commode quand tous les participants ont un compte Google
    • n’est pas commode quand l’un d’eux n’a pas de compte Google puisqu’il devra commencer par se créer un compte Google
    • est compété par une importante gamme de services web de travail à distance, gratuits jusqu’à un certain nombre d’utilisateurs : partage et archivage de documents, travail collaboratif sur ces documents.
    Réunion en visio : Whatsapp

    Whatsapp est avec Skype la solution la plus connue :

     
    Réunions audio et textuelles : Discord

    Discord : des professeurs de l’éducation nationale et des établissements privés, dans toutes les disciplines, utilisent depuis le Coronavirus, cette application pourtant conçue pour des jeux et qui supporte sans difficulté l’augmentation de la charge du réseau causée par le Coronavirus.

    Témoignage d’un prof de philo : « J’envoie des cours qui étaient déjà rédigés (tous ne l’étaient pas) et j’y ajoute des questions pour accompagner les lectures. Environ une séance sur trois est consacrée à une « audio- conférence »  (sur Discord, un site de jeux vidéo! ce sont les élèves qui ont mis au point cela et je crois que de très nombreuses classes passent par ce logiciel gratuit).
    Au cours de cette conférence, je réponds à des questions, apporte des précisions, on corrige ce qui a été fait par les élèves. »

    Discord permet :

    • chat vocal
    • chat textuel
    • accès depuis PC et smartphone
    • plus simple d’utilisation que Skype notamment.

    Le réseau de vidéo-conférences de l’Education Nationale lui n’a pas supporté cette augmentation de charge, rapidement il n’a plus été disponible.

     
    Réunion en visio : FaceTime

    Facetime est la solution Apple, commode mais uniquement quand tous les participants utilisent des équipements Apple.

     
    Fil de conversation : alternative aux mails

    Slack évite de devoir suivre des mails et les prioriser. La solution proposée ici : des fils de conversation.

     
    Gestion de projets

    Trello : organise les tâches, fractionne un projet en tâches, affecte des tâches à des groupes, les priorise, les partage.

    Leni : virtualisation d’évènements et meetings.

    Toggl : mesure le temps passé sur chaque tâche, souvent bénéfique aux travailleurs isolés

    Monday : idéal pour lister les tâches d’un prestataire individuel, mais aussi de toute une équipe agissant sur un même projet, leur permet d’offrir à leurs clients une interface dans laquelle ils listes les tâches qu’ils attendent du prestataire et en suivent l’avancement :

    • évite les multiples Emails
    • centralise l’information tout en la partageant.

    Solutions de streaming

    A la différence de la visioconférence :

    • le streaming ne permet pas l’interaction avec le public. Le streaming est à la conférence magistrale de que la visioconférence est au travaux dirigés
    • permet un auditoire beaucoup plus vaste que la vidéoconférence, l’auditoire du streaming peut atteindre des millions de spectateurs simultanés.
    Easybroadcast : une solution française

    Easybroadcast est utilisé par les entreprises pour diffuser massivement une nouvelle offre, mais aussi par les formations à très large auditoire. Pendant la période coronavirus, Easybroadcast offre ses services gracieusement au secteur de l’éducation.

    Logiciels professionnels de télétravail

    Office 365 : la solution télétravail de Microsoft

    Office 365 est adaptée eux entreprises et légitimement coûteux.

    Gestion de documents

    Evernote permet de gérer et partager en ligne des documents, d’associer un commentaire à un document quel que soit son format : texte, vocal, image, vidéo

    Conférences téléphoniques

    Bien mener une conférence téléphonique, même concernant le cas usuel d’une conversation téléphonique à deux interlocuteurs, peut bénéficier utilement d’une optimisation prodiguée par ces formateurs ou coaches.

     
    Réunion téléphonique collectives : OVH

    OVH : rien n’est plus simple est moins coûteux qu’organiser une réunion téléphonique pour un auditoire allant jusqu’à 50 personnes.

    Fonctionnalités :

    • à l’heure dite, les participants et le conférencier appellent un même numéro de téléphone fixe non surtaxé
    • chacun entend le conférencier, tout le monde peut parler et être entendu des autres (on peut l’interdire), pas de visio
    • la conférence est accessible à 50 personnes simultanément
    • le conférencier peut décider de communiquer à chaque membre un code nécessaire pour entrer dans la conférence téléphonique, si elle revêt un certain caractère de confidentialité
    • coûte 1 € par mois par conférencier : numéro pérenne donc facile à communiquer.
     
    Réunion téléphonique collectives : Buzzee

    Buzzee permet des réunions téléphoniques :

    • qui rassemblent un nombre « illimité » de participants
    • à un tarif compétitif.

    Formations au télétravail

    Formation Géréso

    Optimiser vos entretiens téléphoniques : suggestions des coaches TeamDecide

    Conseils prodigués par l’Union des Français de l’Etranger concernant le télétravail

    Ouvrages sur le télétravail

    Le télétravail en pratique – Mathieu Billette de Villemeur – Géréso

    Support informatique à distance

    Super Geek propose toute une gamme de services de support informatique. Super Geek est recommandé par la Fédération des Très Petites Entreprises.