Logo Qualiopi et action certifiée

Certification qualité Qualiopi : quels bénéfices ?

picto évaluations en cours de formation

En 2020 ALFIA s’est vu accorder la certification Qualiopi en tant qu’ organisme de formation (OF).

picto d'une cible

ALFIA voit en Qualiopi les vraies avancées, elle sont décrites ici.

Siges utilisés

CDC : Caisse des Dépôts et Consignation

LMS : Learning Management System, le Customer Relation Management system spécifique à la gestion de formations

OF : Organisme de Formation

OKDAC : le LMS développé par ALFIA

OPCA : Organisme Paritaire Collecteur Agréé, entités supprimées au 1er janvier 2019, précurseurs des OPCO

OPCO : OPérateur de COmpétences, entités crées au 1er janvier 2019, ont notamment pour mission d’accompagner les PME dans leur définition de leurs besoins en formation

QUALIOPI : référentiel national (France) qualité propre notamment aux OF

Avant Qualiopi, l’age de pierre

Pour mesurer l’intérêt de Qualiopi, souvenons-nous de la procédure par laquelle, jusque-là, les OPCA et Pôle Emploi accordaient le financement mutualisé d’une formation :

  • à chaque demande nominative de financement d’une formation, un agent d’un OPCA ou de Pôle Emploi contrôlait ligne à ligne l’offre contractuelle de l’organisme de formation
  • 1000 demandes de formation adressées à ALFIA, généraient 1000 fois la même vérification manuelle des mêmes conditions générales d’ALFIA.

Avec deux conséquences délétères :

  • il fallait parfois plusieurs mois avant d’obtenir un accord de financement en vue d’une formation, du fait de l’engorgement des OPCA
  • ces innombrables études d’une même convention de formation, le contrôle de la facturation afférente, généraient un coût administratif considérable qui grévait le budget disponible pour les formations elles-mêmes.

Désormais il y a l’application CPF

Là où il fallait parfois plusieurs mois pour obtenir un accord de financement, l’application CPF en ligne de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) permet désormais en quelques clics :

  • le choix d’une formation
  • l’obtention de son financement mutualisé.

Cette simplicité de financement, les flux financiers très importants générés, font poindre des dangers :

On comprend que l’administration se doive de disposer d’outils qui limitent ces risques.

Suivi effectué par : les apprenants, l’administration

1er outil – l’application de la CDC embarque un contrôle puissant

  • à la fin de sa formation, l’apprenant est appelé à la noter
  • cette évaluation qui pourrait sembler comparable aux étoiles délivrées par divers services en ligne commerciaux, est néanmoins beaucoup mieux sécurisée que les comparateurs commerciaux contre de fausses notes délivrées par des automates : la CDC garantit que seul l’apprenant passé par un cycle de formation peut attribuer une note.

2ème outil – audit personnalisé de chaque organisme de formation

Restait pour l’administration à mettre en place un regard personnalisé qui rendre compte des formations dispensées par chaque OF.

Qualiopi est ce dispositif.

Qualiopi : corollaire des simplifications administratives

Qualiopi impose qu’un auditeur réalise l’étude, sur un site de l’OF, tous les deux ans :

  • des procédures de l’OF
  • des indicateurs de satisfaction des clients de l’OF.

L’auditeur Qualiopi certifie que l’OF satisfait à :

  • l’ensemble des critères qui, par le passé, étaient vérifiés sur le papier par les OPCA individuellement dossier après dossier
  • de nouvelles exigences, ignorées par le passé. Par exemple en matière de suivi statistique de ses propres actions, ou relativement à l’obligation pour l’OF d’accompagner les personnes en situation de handicap, ou concernant diverses obligations de communication d’informations.

A compter du 1er janvier 2022, tout OF qui souhaitera proposer ses services dans le cadre de financements public ou mutualisés (CPF, Pôle Emploi…) devra être certifié Qualiopi. L’ancien Datadock qui jusqu’ici assurait une fraction des missions dévolues à Qualiopi n’aura alors plus lieu d’être.

Qualiopi : un contrôle plus efficace des OF

Le mécanisme de financement systématique d’une action de formation, dès lors que l’OF est détenteur de la qualification Qualiopi, est :

  • un gain de temps considérable : l’application CPF de ma CDC valide instantanément toute demande de financement, dès lors qu’elle est préalablement autorisée par l’application
  • une économie sur les coûts de suivi des OF par l’administration : l’étude poussée tous les deux ans des procédures de l’OF imposée par Qualiopi est à la fois moins couteuse et plus complète que le précédent mécanisme de contrôle qui se limitait à des études papier aussi stériles que répétées.

Qualiopi est donc indissociable de :

  • l’instantanéité des traitement par l’application CPF de la CDC
  • le report au bénéfice des formations (notre hypothèse) du budget préalablement consacré à des contrôles de façade.

ALFIA adhère sans réserve à cette avancée.

Les limites de la désintermédiation

La désintermédiation est l’absence d’intervention humaine lors de l’octroi d’un financement, permise par la combinaison :

  • Qualiopi
  • application CPF de la CDC.

On notera que cette désintermédiation n’est pas une « perte d’humain » par rapport au régime précédent. L’humain est d’ailleurs plus présent aujourd’hui qu’il ne l’était hier, du fait de l’intervention d’un auditeur Qualiopi :

  • par le passé les OPCA ne scrutaient pas le projet individuel de l’apprenant, ils se contentaient d’étudier la forme de chaque offre : pas de régression
  • mieux en matière de suivi du fait de Qualiopi : impose un suivi personnalisé de l’organisme de formation par un auditeur, ce qui n’était pas le cas jusqu’ici.

Cette désintermédiation présente néanmoins des limites :

  • celles pointées par les entreprises
  • celles pointées par les bénéficiaires des formations.

Limites pointées par les entreprises

L’entreprise est partie-prenante du processus, dans le sens qu’elle le finance.

L’entreprise n’est pourtant pas partie-prenante du choix d’une formation fait par l’usager, quand une formation CPF est réalisée hors le temps de travail :

  • certaines entreprises regrettent d’être ainsi écartées de la façon dont leurs cotisations sont utilisées par leurs salariés. Mais cette privation pour l’entreprise de tout droit regard, n’est-elle pas consubstantielle de la liberté voulue pour le bénéficiaire ?
  • on notera que l’entreprise peut limiter les formations CPF dont elle autorise la réalisation pendant le temps de travail, ce qui nous semble être une bonne réponse du législateur au droit de regard souhaité par certaines entreprises.

Limites pointées par les bénéficiaires des formations

L’usager qui choisirait de ne pas être conseillé par un Conseil en Evolution Professionnelle (CEP), est livré seul à un choix de centaines de milliers de formations au catalogue de l’application CPF.

Certains observateurs craignent des choix impulsifs, au profit de formations qui n’améliorent pas l’employabilité du bénéficiaire.

Un mécanisme d’avis intégré à l’application CPF de la CDC atténue ce risque.

Un puissant démarqueur : l’avis CPF

Un mécanisme d’avis atténue la « solitude » de l’usager au moment de son choix d’une formation. Ce procédé permet un accompagnement par les pairs :

  • à l’issue de sa formation, chacun est invité à laisser dans l’application CPF son avis sur la formation achevée, suivant une notation sur 5
  • les moyennes de ces avis, donc des informations anonymisées, sont consultables avant de solliciter le financement d’une formation.

Les appréciations sollicitées par la CDC concernent :

  • le contenu de la formation
  • l’équipe de formateurs
  • les moyens mis à disposition
  • l’accompagnement de l’apprenant par l’OF.

Ces scores alimentent le moteur de recherche mis à la disposition des usagers, de sorte que l’application CPF privilégie l’affichage des offres les mieux notées (fonction prochainement mise en production par la CDC).

L’avis est donc un outil très pertinent dont dispose la CDC pour guider les usagers.

Qualiopi condamne-t-il bon nombre d’OF ?

Depuis l’origine du projet Qualiopi, donc bien avant la Covid, les cercles de réflexion sur la formation professionnelle évoquent le risque (le souhait de l’état disent certains) d’une réduction très significative du nombre d’OF, avec la disparition de ceux incapables de se plier aux impératifs de Qualiopi.

On entend souvent l’estimation d’un OF sur deux qui serait menacé de disparition du fait de Qualiopi.

Il serait naturellement regrettable que de nombreux OF, dont les apprenants seraient très satisfaits, ne soient pas en mesure de satisfaire aux exigences Qualiopi.

Cela pousserait à un regroupement des acteurs de la formation qui réduirait l’offre de formations.

Qu’aurait à gagner le monde du travail, à des formations standardisées :

  • conformes aux attentes de l’administration
  • mais privés de la valeur ajoutée délivrée par des formateurs orfèvres de leur domaines, ceux trop petits ou trop indépendants pour s’adapter ?

Pour avoir obtenu en 2020 la certification Qualiopi, ALFIA encourage chaque OF à se lancer sans crainte, mais sans tarder, dans la procédure de certification : le travail à réaliser consistera essentiellement à formaliser des procédures probablement déjà effectives, mais dont jusque là vous n’êtes simplement pas en mesure de démonter la réalité.

Suivant le degré de maturité de votre OF sur ces sujets, ce travail peut être très chronophage.

Les deux seules difficultés techniques que ces OF sont susceptibles de rencontrer, sont la nécessité de :

  • disposer d’une informatique, un LMS, à la hauteur des masses d’information que Qualiopi impose de traiter quand il s’agit de passer d’une approche informelle, à des actions formelles
  • communiquer de façon transparente et exhaustive, notamment sur le site vitrine de l’OF : création de nouvelles pages.

Se préparer à satisfaire à Qualiopi peut être très consommateur de temps ce qui, de façon contrintuitive, peut affecter la qualité de service de l’OF.

Selon ALFIA, l’aptitude d’un OF à satisfaire d’ici fin 2021 à Qualiopi dépend de :

  • l’aptitude de l’OF à entamer la procédure sans tarder
  • la disponibilité de l’OF pour la préparation de l’audit, voire pour la mise en place de procédures jusque là manquantes
  • la disponibilité des organismes certificateurs.

Comment l’OF peut-il gérer la masse d’informations exigée ?

Qualiopi comprend des indicateurs qui s’ajoutent à ceux imposés jusqu’ici aux OF.

Un exemple : Qualiopi impose des questionnaires de satisfaction à chaud c’est à dire directement à l’issue de la formation, à froid c’est à dire plusieurs mois après la formation.

Les OF doivent donc produire ces documents, les expédier, relancer les apprenants qui n’auraient pas retourné le questionnaire renseigné, dépouiller les questionnaires, effectuer des statistiques, les archiver…

Cette nouvelle obligation peut sembler critiquable quand elle prive d’une formation de qualité au seul motif que l’OF n’est pas en mesure de gérer la complexité des indicateurs requis par Qualiopi.

Symétriquement, cette nouvelle obligation fait émerger de nombreux services informatiques bon marché qui rendent le service attendu, du fait que l’administration prévoit d’imposer explicitement aux OF qu’ils s’équipent de solutions informatiques de gestion.

On peut penser que cette obligation d’informatisation des OF a aussi vocation à réduire par l’informatisation les frais de gestion des OF eux-mêmes, évitant le travers qui consisterait pour Qualiopi à renchérir les formations.

Le Learning Management System d’ALFIA : okdac

Logo du service okdac

okdac.fr est un logiciel produit par ALFIA :

  • est un Learning Management System (LMS)
  • automatise la gestion de formations individuelles distancielles
  • satisfait aux principales exigences informatiques de Qualiopi
  • est accessible en ligne.

ALFIA loue okdac.fr aux organismes de formation dont les prestations sont individuelles :

  • engagements réciproques : licence SaaS
  • droit d’usage : règlements successifs au fur et à mesure de l’accroissement du nombre d’heures gérées.

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